Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Niniejsza umowa stanowi integralną część Regulaminu serwisu Platline i reguluje zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej: RODO). Umowa wchodzi w życie z chwilą utworzenia Konta i akceptacji Regulaminu przez Usługobiorcę.

§1. Strony umowy

Niniejsza Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (dalej: Umowa) zostaje zawarta pomiędzy:

1. Powierzającym (Administratorem / Kontrolerem danych) — Usługobiorcą serwisu Platline, tj. przedsiębiorcą, który zawarł umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną poprzez akceptację Regulaminu (dalej: Kontroler).
2. Przetwarzającym (Procesorem) — Delvero sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Szlak 77/222, 31-153 Kraków, KRS 0001246482, NIP 6762721669, REGON 544953865, kapitał zakładowy 5 000 zł, e-mail: kontakt@platline.pl (dalej: Procesor).

Tożsamość Kontrolera (firma, NIP, adres oraz e-mail) wynika z danych Organizacji wprowadzonych w koncie Kontrolera. Procesor utrwala datę i wersję zaakceptowanej Umowy, identyfikator konta oraz adres e-mail, przy użyciu których nastąpiła akceptacja; zapis ten stanowi potwierdzenie zawarcia Umowy w formie elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO).

§2. Przedmiot umowy

1. Przedmiotem Umowy jest powierzenie Procesorowi przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem przez Kontrolera z platformy Platline (dalej: Usługa).
2. Procesor przetwarza dane wyłącznie w zakresie i celu określonym przez Kontrolera, na podstawie udokumentowanych instrukcji Kontrolera, w tym w odniesieniu do przekazywania danych do państwa trzeciego.
3. Kontroler powierza przetwarzanie w rozumieniu art. 28 RODO, a Procesor zobowiązuje się przetwarzać dane zgodnie z niniejszą Umową, RODO oraz innymi obowiązującymi przepisami.
4. Niniejsza Umowa stanowi udokumentowane polecenie Kontrolera w rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. a RODO. Korzystanie z funkcji Platformy (w szczególności zlecenie wygenerowania Podkładu, zaproszenie Użytkownika, pobranie lub usunięcie pliku) stanowi instrukcję Kontrolera.

§3. Czas trwania umowy

1. Umowa obowiązuje od chwili utworzenia konta i akceptacji Regulaminu i trwa przez cały okres korzystania z Usługi.
2. Umowa wygasa z chwilą rozwiązania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, z zastrzeżeniem §13. W razie zawieszenia konta (np. z powodu braku płatności) Umowa pozostaje w mocy, dopóki dane powierzone są przechowywane.
3. Wygaśnięcie nie zwalnia z obowiązków, które ze swej natury trwają po zakończeniu przetwarzania (w szczególności poufność).

§4. Charakter i cel przetwarzania

1. Celem przetwarzania jest świadczenie Usługi polegającej na generowaniu roboczych podkładów sytuacyjnych CAD na podstawie wskazanego adresu lub numeru działki, przechowywaniu historii projektów i Plików wynikowych oraz obsłudze stanowisk zespołowych w Organizacji Kontrolera.
2. Charakter przetwarzania obejmuje: zbieranie danych wprowadzanych przez Kontrolera; przechowywanie na serwerach Procesora i subprocesorów; organizowanie danych w Platformie; udostępnianie upoważnionym Użytkownikom Kontrolera; generowanie plików (DXF, PNG, PDF) mogących zawierać dane osobowe; wysyłkę powiadomień e-mail związanych z Usługą; usuwanie danych na żądanie lub po zakończeniu Umowy.
3. Procesor nie przetwarza danych powierzonych we własnych celach wykraczających poza realizację Usługi (w tym nie wykorzystuje ich do trenowania modeli ani do marketingu).

§5. Rodzaje danych i kategorie osób

Procesor nie jest upoważniony do przetwarzania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych z art. 10 RODO. Kontroler zobowiązuje się ich nie wprowadzać.

Hasła i sesje logowania Procesor przetwarza jako samodzielny administrator — poza zakresem niniejszej Umowy.

§6. Obowiązki Procesora

1. Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Kontrolera, chyba że obowiązek wynika z prawa UE lub państwa członkowskiego — wówczas informuje Kontrolera przed przetwarzaniem, o ile prawo na to zezwala.
2. Zapewnia, że osoby upoważnione zobowiązały się do poufności.
3. Wdraża środki bezpieczeństwa z §7.
4. Przestrzega zasad podpowierzenia z §8.
5. Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, pomaga Kontrolerowi wywiązać się z obowiązków wobec osób, których dane dotyczą, oraz z art. 32–36 RODO (§10–§11).
6. Po zakończeniu Usługi usuwa lub zwraca dane zgodnie z §13.
7. Udostępnia Kontrolerowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 oraz umożliwia audyty (§12).
8. Niezwłocznie informuje Kontrolera, jeżeli jego polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów o ochronie danych.

§7. Środki bezpieczeństwa

Procesor stosuje środki adekwatne do ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności:

Techniczne: szyfrowanie transmisji (TLS); szyfrowanie nośników u dostawcy infrastruktury; hasła wyłącznie jako skrót kryptograficzny; izolacja multi-tenant w aplikacji oraz PostgreSQL Row-Level Security; RBAC (właściciel / administrator / członek); cookies sesyjne HttpOnly / Secure / SameSite; walidacja wejścia; zapytania sparametryzowane; kopie zapasowe infrastruktury u dostawcy hostingu.

Organizacyjne: minimalne uprawnienia; zobowiązanie do poufności; przeglądy bezpieczeństwa przed wdrożeniami; procedura reagowania na incydenty; privacy by design i privacy by default.

§8. Podpowierzenie (subprocesorzy)

1. Kontroler wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z subprocesorów wymienionych poniżej, w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
2. Każdy subprocesor jest związany umową nakładającą obowiązki co najmniej równoważne niniejszej Umowie (art. 28 ust. 4 RODO).
3. Procesor ponosi wobec Kontrolera odpowiedzialność za subprocesorów, z zastrzeżeniem limitów z §14.

Stripe, Inc. nie jest subprocesorem w rozumieniu niniejszej Umowy. Operator płatności przetwarza dane rozliczeniowe Kontrolera jako kontrahenta Procesora; Procesor działa w tym zakresie jako samodzielny administrator. Dane powierzone (adresy, TERYT, pliki wynikowe) nie są przekazywane do Stripe.

Publiczne rejestry i API geodezyjne (CAPAP, ULDK, EGiB, usługi ortofotomapy GUGiK oraz OpenStreetMap) nie są subprocesorami. Są niezależnymi źródłami danych, do których Procesor kieruje zapytanie na polecenie Kontrolera w celu wykonania Usługi.

4. Procesor informuje Kontrolera o zamiarze dodania lub zastąpienia subprocesora z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni kalendarzowych, e-mailem na adres powiązany z kontem.
5. Kontroler może zgłosić uzasadniony sprzeciw w terminie 14 dni na dane-osobowe@platline.pl.
6. W razie sprzeciwu Strony podejmą negocjacje. Jeżeli w terminie 30 dni nie osiągną porozumienia, Kontroler może wypowiedzieć umowę o świadczenie Usługi z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia.

§9. Przekazywanie danych do państw trzecich

1. W związku z korzystaniem z Cloudflare, Inc. dane powierzone mogą być przekazywane do USA lub być dostępne z USA w zakresie opisanym w §8.
2. Podstawą jest EU-US Data Privacy Framework (decyzja KE z 10 lipca 2023 r., C(2023) 4745) — w zakresie, w jakim subprocesor jest aktywnym uczestnikiem DPF — oraz Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone decyzją (UE) 2021/914.
3. W razie unieważnienia decyzji o adekwatności Procesor wdroży mechanizmy z rozdziału V RODO i poinformuje Kontrolera.
4. Na żądanie Kontrolera Procesor udostępnia kopię stosowanych SCC, z zastrzeżeniem ochrony tajemnicy handlowej.

§10. Pomoc Kontrolerowi

1. Procesor, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, pomaga Kontrolerowi odpowiadać na żądania z art. 15–22 RODO.
2. Pomaga w DPIA (art. 35) oraz w konsultacjach z organem nadzorczym (art. 36), udostępniając informacje o środkach bezpieczeństwa i architekturze.
3. Odpowiada na żądania Kontrolera w terminie 7 dni roboczych, a w sprawach pilnych (terminy wobec osób lub organu) — niezwłocznie.
4. Jeżeli żądanie wpłynie bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, Procesor przekazuje je Kontrolerowi i nie odpowiada samodzielnie bez instrukcji, chyba że obowiązek wynika z prawa.

§11. Zgłaszanie naruszeń

1. Procesor informuje Kontrolera o każdym naruszeniu ochrony danych powierzonych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od potwierdzenia naruszenia przez zespół Procesora, e-mailem na adres powiązany z kontem.
2. Zgłoszenie zawiera: opis charakteru naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz wpisów, dane kontaktowe, możliwe konsekwencje, środki zastosowane lub proponowane.
3. Jeżeli nie da się przekazać wszystkich informacji naraz, Procesor przekazuje je sukcesywnie.
4. Procesor dokumentuje naruszenia i współpracuje przy zgłoszeniu do organu (art. 33) oraz zawiadomieniu osób (art. 34).

§12. Prawo audytu

1. Kontroler ma prawo audytu zgodności przetwarzania z Umową i RODO, w tym inspekcji w miejscach przetwarzania.
2. Kontroler zawiadamia z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni kalendarzowych, a przy stwierdzonym naruszeniu — 7 dni.
3. Procesor udostępnia informacje niezbędne do wykazania spełnienia art. 28.
4. Audyt odbywa się w godzinach pracy Procesora, z poszanowaniem poufności i bez zakłócania Usługi.
5. Każda ze Stron ponosi własne koszty. Jeżeli audyt wykaże naruszenie po stronie Procesora, Procesor zwraca uzasadnione koszty audytu.
6. Kontroler może przeprowadzić jeden audyt planowy rocznie. Dodatkowe — przy uzasadnionym podejrzeniu naruszenia, incydencie lub na żądanie organu. Ograniczenie nie uchybia art. 28 ust. 3 lit. h, gdy audyt nakazuje organ.
7. Procesor może zaproponować — zamiast audytu na miejscu — aktualny raport niezależnego audytora obejmujący odpowiadający zakres.

§13. Usuwanie i zwrot danych

1. Po zakończeniu Usługi Kontroler decyduje, czy dane powierzone mają zostać usunięte, czy zwrócone.
2. Kontroler ma 30 dni kalendarzowych od rozwiązania umowy o świadczenie Usługi na pobranie Plików wynikowych z Platformy albo na żądanie zgłoszone na kontakt@platline.pl (realizacja w terminie 14 dni).
3. Po upływie 30 dni Procesor usuwa dane powierzone z systemu produkcyjnego, a z kopii zapasowych — w ramach rotacji, nie później niż w terminie 90 dni od zakończenia Umowy, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. Wyjątek: dokumentacja rozliczeniowa Procesora (samodzielny administrator) — okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych, o ile nie zawiera danych powierzonych ponad niezbędne minimum.
5. Na żądanie Kontrolera Procesor potwierdza usunięcie drogą elektroniczną (data i zakres).
6. Poufność obowiązuje bez ograniczeń czasowych także po usunięciu danych.

§14. Odpowiedzialność

1. Procesor odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem wyłącznie, gdy nie dopełnił obowiązków nałożonych na niego przez RODO lub Umowę albo działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Kontrolera (art. 82 RODO).
2. Limit między Stronami. Całkowita odpowiedzialność Procesora wobec Kontrolera z tytułu Umowy (w tym regres z art. 82 ust. 5) jest ograniczona do sumy opłat uiszczonych przez Kontrolera w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie. Jeżeli Kontroler nie uiścił opłat (wyłącznie plan Free), limit wynosi 500 zł.
3. Limit z ust. 2 nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa.
4. Ust. 2 nie ogranicza prawa osoby, której dane dotyczą, do roszczenia z art. 82 RODO. Regres między Stronami podlega ust. 2–3 oraz proporcjonalności winy.
5. Kary z art. 83 RODO ponosi Strona, na którą je nałożono. Zwrot drugiej Stronie następuje wyłącznie, gdy karę nałożono wyłącznie wskutek umyślności lub rażącego niedbalstwa tej drugiej Strony — i podlega limitowi z ust. 2, z zastrzeżeniem ust. 3.
6. Procesor jest zwolniony, jeżeli udowodni, że nie ponosi winy za zdarzenie — w szczególności gdy działał na udokumentowane, zgodne z Umową polecenie Kontrolera.
7. Kontroler odpowiada za legalność powierzenia, posiadanie podstawy z art. 6 RODO, obowiązek informacyjny (art. 13–14) oraz treść instrukcji. Zobowiązuje się nie wprowadzać danych z art. 9 i 10 RODO.
8. Odpowiedzialność za subprocesorów podlega niniejszemu paragrafowi.

§15. Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu.
2. Stanowi integralną część Regulaminu. W razie sprzeczności w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma niniejsza Umowa.
3. Zmiany wymagają formy dokumentowej (art. 77² k.c.).
4. O zmianach Procesor informuje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni kalendarzowych e-mailem:
   • zmiany istotne (zakres lub cel przetwarzania, kategorie danych, mechanizmy transferu, istotna zmiana środków bezpieczeństwa) — wymagają aktywnej akceptacji Kontrolera; brak akceptacji w terminie 30 dni uprawnia do wypowiedzenia Umowy (i umowy o świadczenie Usługi) ze skutkiem natychmiastowym, z prawem eksportu z §13 ust. 2;
   • zmiany nieistotne (dane kontaktowe, korekty redakcyjne, zmiana subprocesora regulowana w §8) — dalsze korzystanie z Usługi po upływie 30 dni oznacza akceptację.
5. Nieważność postanowienia nie wpływa na pozostałe. Strony zastąpią je postanowieniem ważnym o najbliższym celu.
6. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Procesora, z zastrzeżeniem ust. 7.
7. Jeżeli Kontroler jest PNPK (art. 385⁵ k.c.), właściwość sądu ustala się zgodnie z przepisami o ochronie konsumentów.
8. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO, ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz Kodeks cywilny.
9. Kontakt: dane-osobowe@platline.pl, kontakt@platline.pl, Delvero sp. z o.o., ul. Szlak 77/222, 31-153 Kraków.

Umowa w niniejszej wersji obowiązuje od dnia 18 sierpnia 2026 r.